Comfortabel en efficiënt vergaderen doe je zo!

Het is weer zo ver, als ondernemer sluiten we weer bijna een jaar af, en hebben we al plannen liggen voor een nieuw jaar. Hopelijk voor u kunt u een succesvol jaar afsluiten, en hopelijk voor ons heeft u in uw nieuwe budget een post voor nieuw kantoormeubilair opgenomen ;). Rond de jaarwisseling breekt vaak ook een periode van vergaderen aan, die vaak slopend kan zijn. Los van het bespreken van het voorgaande jaar wordt er natuurlijk ook veel aandacht besteed aan het uitvoeren van de plannen voor het volgende jaar. Dat kost nogal de nodige communicatie en coördinatie, en die vindt toch voor een groot deel in de vergaderkamer plaats.

Meer dan goed meubilair alleen

Uiteraard zijn wij van mening dat u daarvoor goed meubilair, in de vorm van comfortabele vergader- of conferentiestoelen en een goede vergadertafel moet hebben. Maar los daarvan zijn er nog meer factoren die een vergadering tot een succes kunnen maken.

Ten eerste de ventilatie. Er wordt tijdens een vergadering genoeg gepiekerd en er zitten vaak veel mensen in één ruimte bij elkaar. Dan kan een vergaderstoel nog zo comfortabel zijn, maar als de mensen het benauwd krijgen zal het resultaat van het overleg daar absoluut onder lijden. Zorg daarom dat de ventilatie op orde is, en laat de filters van de airconditioning ook regelmatig reiningen. Frisse lucht leidt tot frisse gedachten, zullen we maar zeggen. Maar naast goede lucht is ook goed licht boven de vergadertafel van wezenlijk belang. Daarbij kan het geen kwaad om een lichtadviseur in te schakelen. Deze kan bijvoorbeeld rekening houden met zaken als contrast, door bijvoorbeeld een donkere vergadertafel en stoelen versus de lichte wanden, en reflecties van bijvoorbeeld de glimmende oppervlakte van de vergadertafel. Uiteraard zorgt u dat de vergaderruimte opgeruimd, de tafel en stoelen lekker schoon zijn en dat de eventuele beamer goed werkt.

Ruimte om te ontspannen

Tot zover het facilitaire gedeelte. Nu komen de organisatorische zaken, die er ook voor kunnen zorgen dat u zich in een comfortabele zetel waant. De planning bijvoorbeeld. Kies een gunstig moment uit zodat iedereen voldoende tijd heeft en niet steeds op zijn horloge zit te kijken, maar ook niet aan het eind van de dag omdat er daardoor vaak geen eind aan lijkt te komen. Houdt de hoeveelheid agendapunten beperkt en stuur ze ruim voor het begin van de vergadering aan alle deelnemers. Dan kan een ieder zich goed voorbereiden en kan ook ontspannen aan de vergadering beginnen. Maak er geen ellenlange vergadering van, en kies voor een wat groter aantal kortere pauzes. Tijdens die pauzes is het beter om de vergaderruimte even te verlaten en een informelere ruimte op te zoeken. Het zou dan mooi zijn als er vlak bij de vergaderruimte een ruimte met een bescheiden bar en barkrukken beschikbaar zou zijn. Terwijl de vergaderruimte even kan luchten, kunnen de deelnemers even hun gedachten op andere zaken richten en even opfrissen. Zoals gezegd, de pauze hoeven maar vrij kort te zijn, zodat de concentratie bij een hervatting van de vergadering weer snel terug is.

Op die manier is vergaderen, zeker als u gebruik maakt van mooie conferentiestoelen zoals wij die in ons assortiment hebben, niet alleen een stuk comfortabeler maar ook efficiënter. En dat kan nooit kwaad, nietwaar? Prettige vergadering!